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Les obligations comptables d’une SAS

Sommaire:

Pour prouver une gestion financière transparente et responsable, une SAS doit s’assujettir à certaines obligations comptables. Cette démarche revêt une importance cruciale, car elle assure la traçabilité des flux financiers de l’entreprise. Quels sont les engagements comptables qu’une SAS doit tenir ? À qui confier la réalisation de ses opérations ? Toutes les réponses se trouvent dans les lignes qui suivent.

SAS : les obligations comptables à respecter

Toute entreprise enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés est soumise au régime d’imposition qui l’oblige à se conformer à certaines obligations. Pour une SAS, ces mesures concernent essentiellement la réalisation des enregistrements comptables annuels et la conservation de certains documents.

La tenue d’une comptabilité

La tenue de la comptabilité consiste à enregistrer précisément et chronologiquement toutes les opérations financières de la SAS. Le comptable doit mentionner chaque transaction dans le grand-livre et le livre journal conformément au Plan Comptable Général. Cela concerne notamment les ventes, les achats, les paiements ou les encaissements.

Lors de la clôture de chaque exercice, la SAS doit également établir un livre d’inventaire et un bilan comptable pour suivre l’évolution des flux monétaires de la SAS.

L’établissement des comptes annuels

L’établissement des comptes annuels présente de manière transparente la situation financière d’une SAS, ses activités et ses performances économiques. Ces comptes incluent particulièrement le bilan comptable, le compte de résultat ainsi que l’annexe.

Pour établir les comptes annuels, les dirigeants d’une SAS doivent recueillir toutes les données financières pertinentes de l’exercice écoulé et classer les diverses opérations par catégorie. Ces données servent à construire le bilan et le compte de résultat de la société. Les dirigeants rédigent soigneusement l’annexe de leur côté pour fournir des informations contextuelles essentielles.

La conservation des pièces justificatives

La préservation des pièces justificatives permet de garantir l’intégrité des enregistrements comptables dans une SAS. En effet, ces documents servent de preuve pour les opérations financières et comptables de l’entreprise. Parmi les pièces justificatives nécessaires pour l’établissement des comptes, on peut retrouver les factures, les contrats ou encore les relevés bancaires.

Pour préserver ces pièces justificatives, les dirigeants d’une SAS doivent les classer de manière organisée et logique afin de faciliter leur récupération ultérieure. D’ailleurs, la durée de conservation des pièces comptables est généralement fixée à 10 ans. Cette période permet de répondre aux éventuelles demandes d’audit, d’inspection fiscale ou de contrôle comptable.

La nomination d’un commissaire aux comptes

La nomination d’un commissaire aux comptes vise à renforcer la surveillance financière et garantit la fiabilité des comptes annuels d’une SAS. Lorsque le chiffre d’affaires de l’entreprise dépasse les seuils fixés par la loi, la désignation d’un commissaire aux comptes devient alors obligatoire. Ainsi, la SAS doit effectuer cette nomination dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice.

Pour procéder à la nomination d’un commissaire aux comptes, le président de la SAS doit convoquer une assemblée générale des actionnaires. Une fois désigné, le responsable procède à la vérification des comptes annuels et des opérations financières, puis présente un rapport aux actionnaires. La présence d’un commissaire aux comptes ajoute ainsi une touche de confiance et de crédibilité aux informations financières de la SAS.

Le respect des normes comptables

Afin d’assurer la transparence et la crédibilité de la SAS vis-à-vis des tiers et des partenaires commerciaux, la SAS doit effectuer un dépôt régulier de ses comptes annuels auprès du RCS. Les actionnaires doivent effectuer cette procédure dans les délais légaux après avoir approuvé les comptes.

De plus, le dépôt comptable garantit une accessibilité publique aux informations financières de la SAS et contribue à une meilleure évaluation de la santé financière de celle-ci. En cas de litiges, les comptes déposés d’une SAS peuvent servir de référence aux autorités compétentes pour établir la situation financière de l’entreprise à un moment précis. Cela peut également être utile pour les créanciers qui souhaitent évaluer la solvabilité d’une SAS avant d’accorder un crédit.

Obligations comptables d’une SAS : qui doit les prendre en charge ?

Pour garantir une gestion conforme aux normes en vigueur, une SAS peut confier la réalisation de ses obligations comptables à ses dirigeants ou à une structure externe. Le choix dépend alors de la complexité des opérations financières et des ressources internes de la SAS.

Le dirigeant de SAS

Le chef d’entreprise peut se charger des obligations comptables de sa SAS, notamment au démarrage de son activité lorsque ses ressources sont limitées. Ce dernier peut enregistrer les pièces telles que les relevés bancaires, les factures de vente et les factures d’achat à l’aide d’un logiciel de comptabilité conforme au Plan Comptable Général. Les comptes doivent ensuite être présentés à l’assemblée générale des actionnaires pour obtenir leur approbation.

L’expert-comptable

Le recours à un expert-comptable est essentiel lorsqu’une analyse pointue des transactions complexes et des états financiers de la SAS s’impose. À l’aide d’un contrat de prestation de services qui définit ses tâches et ses responsabilités spécifiques, l’expert-comptable assure la tenue de la comptabilité, le suivi des opérations financières et l’établissement des déclarations fiscales périodiques de la SAS. Ce professionnel peut même participer à la préparation et à l’audit des comptes annuels.

Le commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes est requis dans certaines situations spécifiques, notamment lorsque la SAS dépasse les seuils financiers déterminés par la loi concernant le chiffre d’affaires, d’effectifs ou d’actifs. Ce professionnel indépendant a pour mission de vérifier la régularité des comptes annuels de la SAS et garantit leur conformité aux normes comptables en vigueur.

Pour désigner un commissaire aux comptes, les dirigeants de la SAS doivent procéder à la convocation d’une assemblée générale des actionnaires durant laquelle la décision de nomination doit être inscrite dans un procès-verbal. Un contrat de mission et une copie de la décision de nomination doivent également être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce pour une officialisation. Dans tous les cas, le professionnel doit être une personne physique ou une société d’experts-comptables inscrite sur la liste des commissaires aux comptes agréés.

Avant de confier ses obligations comptables à un professionnel, les dirigeants de SAS doivent préalablement définir ses attentes à l’aide d’un contrat clair qui contient plusieurs mentions dont une clause de confidentialité.